RFP360: فناوری نوظهور برای رهایی از RFP ها

RFP360

من تمام حرفه خود را در زمینه فروش نرم افزار و بازاریابی گذرانده ام. من شتاب زده ام که منجر به داغ شدن شود ، چرخه فروش را تسریع کرده و معاملات را به دست بیاورم - این بدان معناست که صدها ساعت از زندگی ام را صرف فکر کردن ، کار کردن و پاسخگویی به RFP ها کرده ام - یک شر ضروری در مورد پیروزی در تجارت جدید .

RFP ها همیشه احساس تعقیب کاغذی پایان ناپذیر داشته اند - روندی بسیار ناخوشایند و آهسته که ناگزیر به جستجوی پاسخ از مدیریت محصول ، اجرای تعارض با حقوقی ، حل مشکلات با IT و تأیید اعداد از طریق امور مالی است. کسانی که آشنا هستند می دانند - این لیست ادامه دارد. متخصصان بازاریابی ، فروش و توسعه مشاغل ساعتهای بی شماری را صرف جستجوی ناکارآمد پاسخ های قبلی به سوالات تکراری ، تعقیب پاسخ به س newالات جدید ، تأیید اطلاعات و جستجوی تأییدها بارها و بارها می کنند. این فرآیند پیچیده ، زمان بر و به شدت به منابع هر سازمانی فشار وارد می کند. 

علیرغم تکامل سریع فناوری ، برای بسیاری از مشاغل ، روند RFP نسبت به تجربیات من در آغاز کار من بیش از یک دهه پیش بسیار کمی تغییر کرده است. تیم های بازاریابی همچنان از فرآیندهای دستی برای جمع آوری پیشنهادات ، با استفاده از پاسخهایی که از هر تعداد منبع ممکن است در صفحات گسترده اکسل ، اسناد Google مشترک و حتی بایگانی های ایمیل موجود باشند ، استفاده می کنند.

گفته می شود ، ما نه تنها آرزو می كنیم كه آرزو می كنیم روند RFP كاراتر باشد ، صنعت شروع به مطالبه آن می كند ، جایی كه نرم افزارهای در حال ظهور هستند تا تأثیر زیادی بر چشم انداز RFP بگذارند.

مزایای نرم افزار RFP

فراتر از اینکه ساخت RFP کمتر دردناک باشد ؛ ایجاد یک روند سریع و قابل تکرار برای RFP ها می تواند تأثیر مستقیمی بر درآمد داشته باشد. اینجاست که فناوری RFP نوظهور وارد عمل می شود.

نرم افزار RFP سوالات و پاسخهای رایج را در کتابخانه محتوا متمرکز و فهرست بندی می کند. بیشتر این راه حل ها مبتنی بر ابر هستند و از همکاری بی درنگ بین مدیران پیشنهادی ، کارشناسان موضوع و تصویب کنندگان سطح اجرایی پشتیبانی می کنند.

در من خاص RFP360 کاربران را قادر می سازد تا به سرعت: 

  • ذخیره ، پیدا کردن و استفاده مجدد از محتوا با یک دانش بنیان سفارشی
  • با همکاران در نسخه مشابه یک سند کار کنید
  • س questionsالات را اختصاص دهید ، پیشرفت را ردیابی کنید و یادآوری ها را خودکار کنید
  • پاسخها را با هوش مصنوعی که سوالات را مشخص می کند و پاسخ صحیح را انتخاب می کند ، خودکار کنید
  • به پایگاه دانش دسترسی پیدا کنید و با افزونه ها روی پیشنهادها در Word ، Excel و Chrome کار کنید.

پاسخ دهنده دسک تاپ

در نتیجه ، کاربران یک RFP360راه حل مدیریت پیشنهاد گزارش داده است که آنها قادر بوده اند به طور چشمگیری زمان کل پاسخ را کاهش دهند ، تعداد RFP هایی را که می توانند تکمیل کنند افزایش دهند و در عین حال ، نرخ کلی برد خود را بهبود بخشند.

ما امسال 85 درصد بیشتر از سال گذشته به RFP پاسخ دادیم و میزان پیشرفت خود را 9 درصد افزایش دادیم.

اریکا کلاوزن لی ، مدیر ارشد استراتژی در InfoMart

با پاسخ سریعتر ، فرصتهای کلی بیشتری برای ارائه پاسخهای سازگار ، دقیق و کارآمد خواهید داشت که احتمال پیروزی آنها در تجارت بیشتر است.

سازگاری RFP را افزایش دهید

با استفاده از پایگاه دانش پلت فرم ، کاربران می توانند به راحتی محتوای پیشنهادی گذشته را ذخیره ، سازماندهی ، جستجو و استفاده مجدد کنند و به آنها پاسخ اولیه RFP را بدهند. یک مرکز متمرکز برای محتوای پیشنهاد ، تیم شما را از بازنویسی پاسخ های موجود بازمی دارد ، به شما امکان می دهد داده ها را جمع آوری کنید و بهترین پاسخ ها را برای استفاده های بعدی نگه دارید.

ما این اطمینان را داریم که بدانیم دانش ما بی خطر و سازگار است. اگر کسی ترک کار کند یا تعطیلات بگیرد ، لازم نیست نگران باشیم که در زمینه SME تخصص خود را از دست بدهیم. ما ساعت ها وقت نمی گذرانیم تا پاسخ های قبلی را شکار کنیم و سعی کنیم بفهمیم چه کسی چه کاری انجام می دهد زیرا همه س questionsالات و پاسخ ها در RFP360 وجود دارد.

بورلی بلیکلی جونز از National Geographic Learning | مطالعه موردی Cengage

دقت RFP را بهبود ببخشید 

گرفتن پاسخ های نادرست یا منسوخ حتی برای باتجربه ترین اعضای تیم نیز ممکن است دشوار باشد. هنگامی که با ضرب الاجل معمولاً چرخش سریع در RFP جفت شوید ، خطر تهیه ترکیبات اطلاعاتی معیوب وجود دارد. متأسفانه ، اطلاعات نادرست همچنین می توانند بسیار پرهزینه باشند از این نظر که می توانند هزینه ای را برای شما به دنبال داشته باشند که قصد دنبال کردن آن را دارید. پاسخ نادرست RFP می تواند منجر به محرومیت از رسیدگی ، مذاکرات طولانی مدت ، تأخیر در قرارداد یا بدتر از آن شود.

نرم افزار RFP مبتنی بر Cloud این مشکل را برطرف می کند و به تیم ها اجازه می دهد تا در هر زمان با اطمینان از آگاهی از تغییر در سیستم ، پاسخ خود را از هرجایی به روز کنند.

به عنوان مثال ، این نوع قابلیت ها ابزاری عالی برای استفاده در هنگام بروزرسانی مکرر یک محصول یا خدمات است که باید در یک پاسخ استاندارد لحاظ شود. در بسیاری از موارد ، با این نوع تغییر ، تیم ها باید از طریق یک نمودار سازمانی کامل اطمینان حاصل کنند که به روزرسانی ها به طور نهادی به تصویب رسیده اند و سپس با اطمینان از تکمیل هر یک از پیشنهادات ، از هر یک از اعضا پیگیری می کنند و همچنین هر پیشنهاد را قبل از بررسی مجدد بررسی می کنند. برو بیرون. طاقت فرسا است

نرم افزار RFP مبتنی بر Cloud این تغییرات را برای کل کسب و کار مدیریت می کند و به عنوان یک مرکز پاکسازی تکامل محتوا عمل می کند.

افزایش کارایی RFP

بزرگترین مزیت نرم افزار RFP سرعت بهبود کارایی است - به روش خاص خود ، مدت زمان ساخت RFP با استفاده از این نوع فن آوری قابل مقایسه با تفاوت رانندگی از ساحل به ساحل و پرواز است. بسیاری از راه حل های نرم افزاری RFP ، از جمله RFP360 ، مبتنی بر ابر نیز هستند که امکان استقرار سریع را فراهم می کند ، به این معنی که نتایج تقریباً آنی هستند.

زمان ارزش گذاری (TtV) این ایده است که ساعتی وجود دارد که مدت زمانی را که مشتری از قرارداد منعقد شده تا "لحظه آه-هکتار" زمانی که مشتری کاملاً ارزش را درک می کند و پتانسیل نرم افزار را باز می کند ، پیگیری می کند. برای نرم افزار RFP ، این لحظه معمولاً چند هفته پس از امضای قرارداد وقتی کاربر در حال کار با تیم تجربه مشتری در اولین RFP خود است ، اتفاق می افتد. پاسخ های استاندارد و اولین پیشنهاد در سیستم بارگذاری می شود ، سپس لحظه ah-ha - نرم افزار س theالات را تشخیص می دهد و پاسخ های صحیح را وارد می کند ، به طور متوسط ​​حدود 60 تا 70 درصد RFP - در یک لحظه تکمیل می کند. 

ما متوجه شدیم که رابط RFP360 بصری ترین و آسان ترین حالت برای راه اندازی و اجرا است. منحنی یادگیری بسیار کمی برای ما ایجاد شده است ، و این باعث می شود که عملکرد ما بلافاصله افزایش یابد.

امیلی تیپینز ، مدیر فروش Swish Maintenance | مطالعه موردی

تکامل فرآیند RFP به کاربران فرصت می دهد تا روی ابتکارات استراتژیک سطح بالاتر تمرکز کنند. 

قطعاً باعث کارآیی بیشتر ما شده است. RFP360 به ما زمان داده است و به ما اجازه می دهد پروژه هایمان را واقعاً انتخاب و انتخاب کنیم. ما دیگر دیوانه نیستیم. ما می توانیم نفس عمیق بکشیم ، بر استراتژیک بودن تمرکز کنیم و مطمئن شویم که پروژه های صحیحی را انتخاب می کنیم و پاسخ های با کیفیتی ارائه می دهیم.

براندون فیفی ، همکار توسعه تجارت در CareHere

فن آوری RFP باید داشته باشد

  • تجارت فراتر از RFP - نرم افزار پاسخ فقط برای RFP ها نیست ، شما همچنین می توانید درخواست های اطلاعات (RFI) ، پرسشنامه های امنیت و دقت کافی (DDQ) ، درخواست های صلاحیت (RFQ) و موارد دیگر را مدیریت کنید. از این فناوری می توان برای هر نوع فرم پرسش و پاسخ استاندارد با پاسخ های تکرار شونده استفاده کرد.
  • بهترین و قابلیت استفاده در کلاس - هرکسی که روی RFP کار می کند کاربر فوق العاده ای نیست. RFP ها از بسیاری از بخشها و متخصصان موضوعی با سطح مهارتهای فنی مختلف نیاز به ورودی دارند. راه حلی را انتخاب کنید که به راحتی قابل استفاده و بصری باشد و از پشتیبانی عالی مشتری برخوردار شوید.
  • تجربه و ثبات - مانند هر ارائه دهنده فناوری SaaS ، شما می توانید از فن آوری RFP خود انتظار به روزرسانی و پیشرفت منظم را داشته باشید ، اما اطمینان حاصل کنید که این شرکت تجربه ارائه ویژگی های کاملاً مفیدی را دارد که می توانید روی آنها حساب کنید.
  • دانش محور  - هر راه حل RFP باید دارای یک مرکز محتوای قابل جستجو باشد که به کاربران شما امکان می دهد به راحتی همکاری کرده و پاسخ های اختصاص داده شده را به روز کنند. به دنبال راه حلی باشید که از هوش مصنوعی استفاده کند تا سوالات متداول را با پاسخ آنها مطابقت دهد.
  • پلاگین ها و ادغام های هوشمند - فناوری RFP باید با برنامه هایی که استفاده می کنید کار کند. به دنبال افزونه هایی باشید که به شما امکان می دهد هنگام کار روی پاسخ خود در برنامه هایی مانند Word یا Excel از دانش خود استفاده کنید. این نرم افزار همچنین باید با CRM و برنامه های بهره وری کلیدی ادغام شود تا یکپارچه از فرآیندهای موجود RFP شما پشتیبانی کند.

اتلاف وقت کم و بردن RFP بیشتر

RFP ها مربوط به برنده شدن است. اینها برای کمک به خریدار در تصمیم گیری در مورد بهترین کار طراحی شده اند و هرچه سریعتر بتوانید متناسب با شرایط تجاری خود را اثبات کنید ، بهتر است. نرم افزار RFP روند شما را تسریع می کند تا شما را سریعتر مورد توجه قرار دهد ، تجارت بیشتری را ببندد و حتی فرصتهای بیشتری برای برنده شدن به شما بدهد.

همانطور که تیم های بازاریابی حتی بیشتر هماهنگ و با عملیات درآمد سازگار می شوند ، فناوری RFP برای فرآیند بسیار مهمتر می شود. تقاضای پاسخ سریع RFP از بین نمی رود. بنابراین منتظر نمانید تا دیگر نتوانید تحمل فناوری را بپذیرید که باعث صرفه جویی در وقت شما در RFP ها می شود. رقبای شما قطعاً چنین نخواهند کرد.

یک نسخه آزمایشی RFP360 درخواست کنید

شما چه فکر میکنید؟

این سایت از Akismet برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بدانید که چگونه نظر شما پردازش می شود.